もし明日から突然経理スタッフがいなくなったらどうしますか。社長は経理業務をすべて把握できていますか。
経理スタッフは残業が多く、作業の多さに頭を抱えていませんか。
そんな時に頼れるのがアウトソーシングや人材派遣などの外部委託サービスです。
まずは、アウトソーシングと人材派遣の違いを理解し、自社のシステムにあった選択をすることが重要です。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、業務の一部を社外に委託することをいいます。以前はシステム開発等の業務を委託することが多く、アウトソーシング＝システム開発のようなイメージがありましたが、最近では、経理や事務をはじめ人事・物流・購買など多くの業務がアウトソーシング可能になっています。
その中でも、経理はアウトソーシングの利用が多い業務です。本業ではない経理業務は利益を生まないばかりか、煩雑な作業が多いため時間がかかります。自社の人材を本業に集中させるために、経理など本業以外の業務を外部に委託するアウトソーシングの需要が増えています。
アウトソーシングすることは事務コスト削減や人材不足への対策となり、限りある経営資源を有効活用していくことにも役立ちます。
人材派遣との違い
人材派遣もアウトソーシングも社内の業務を社外に委託することに変わりはありませんが、大きく違うのは指揮命令です。
人材派遣の場合は、派遣業者と派遣先企業が「労働派遣契約」を締結し、派遣社員と派遣先企業には労使関係はありませんが、派遣先企業は派遣社員に対して指揮命令を行います。また、人材派遣は業務でなく派遣された人材に対して対価を支払うことになるため、業務を引き継いだり、教育をすることが必要です。
アウトソーシングは、委託側と受託側が対等な立場であるため、委託側は受託側に指揮命令を行うことはできません。企業と委託先の契約により業務が遂行され、業務を担う人材に関わらず契約した期日までに成果物を得ることができます。
アウトソーシングのメリット
重要業務に経営資源を集中
記帳、請求事務、給与計算、振込業務などのノンコア業務はそこにいくら時間や頭脳を投下しても、売上がアップするわけではありません。
経理スタッフは、企業内の収益分析や経営計画など、アウトソーシングできないコア業務に専念することにより、経理の負担を減らしながら企業価値を高めることができます。
重点を置く業務を取捨選択し、付加価値の高い業務に人的資源を集中することで、競合他社を上回る利益や実績を生み出すことに繋がります。
コストの削減
自社で経理スタッフを雇用しても、知識不足により外部の専門家に依頼せざるを得なくなるなど、 結果として二重でコストが発生してしまうことも考えられます。
アウトソーシングなら、経験豊富なプロが効率よく業務を進めるため、 自社で経理スタッフを雇用するよりも安定的にサービスを提供することができるため、人件費や採用・教育にかかるコストを削減することが可能です。
人材不足の解消
経理スタッフの急な退職や人事異動などで人材不足になることがあります。また、決算時期や年末調整など、業務の繁忙時期は、一時的に人手不足になるケースも多くあります。
アウトソーシングは派遣と同様、状況に応じて業務ができるため、需要に合わせて依頼することができます。
また、アウトソーシングすることにより、経理スタッフの急な退職で経理業務を継続することができなくなるリスクが軽減できるため、安定的に経理業務を継続することができるようになります。
経理のアウトソーシングは経理のプロです。派遣社員とは知識も経験も違いますし、派遣される社員はずっと同じとは限りませんので都度教育が必要になります。
人材の採用、教育、引継ぎは経理スタッフにとって大きな負担です。せっかく教育しても、退職のリスクからは逃れられません。委託できることは委託し、少人数でも無理なく稼働できる体制づくりが必要です。
ミスや不正の防止
経理は属人化の傾向が強い部門です。特定の業務については1人のスタッフしか把握できていないケースも少なくありません。細かな数字の管理を1人のスタッフに任せるということは、転記ミスや誤入力、横領などの不正行為が起こりやすい業務といえるでしょう。
経理業務は正確性がマストであり、扱う情報の種類からも厳格に業務をおこなうべき業務です。ミスや不正に気づけるアウトソーシングは経理の透明性を強化するのに有効です。
アウトソーシングのデメリット
業務内容の把握がしにくい
業務を外部に任せることで、その内容や進捗が把握しにくくなり、管理が行き届かなくなる場合があります。業務内容を把握できる仕組みを構築する、綿密なコミュニケーションを取るなど、状況を把握しておくことが大切です。
社内にノウハウが蓄積されない
社外に業務を丸投げしてしまうと、企業内では知識やノウハウが蓄積されないことになります。
そうならないためには、ノンコア業務(仕訳入力、請求書発送など)をアウトソーシングし、経理スタッフはコア業務(業績管理、決算業務など)に専念し、知識やノウハウは生産性の高い部門で蓄積していくようにすることが重要です。
ノンコア業務については、アウトソーシングたけでなく、システムを導入することも検討するとよいでしょう。システム導入なら業務効率化ができますし、知識やノウハウも蓄積されます。ただし、経理スタッフの退職リスクはなくなりません。
情報漏洩リスクがある
業務を外部に委託するには、業務に関する情報を提供する必要があります。アウトソーシング会社でも情報漏洩に関するルールが設けられていますが、それでも情報漏洩のリスクは伴います。特に情報セキュリティに関しては、サーバー攻撃が行われる可能性もあるため、アウトソーシングを利用する際はリスクがあることを理解して契約することが大切です。
また、経理を派遣社員に任せることにも同様のリスクがあるといえるでしょう。
まとめ
日本の労働人口は年々減少し、企業は限られた人材により活動を継続していける環境づくりが必要になってきます。
経理部門においては、生産性の少ない部分が多く、業務効率化の推進は必須です。経理部門についてはまず、将来の利益拡大につながる経営判断ができるようなコア業務に注力し、時間をかけても利益につながらないノンコア業務は効率化することを検討しましょう。
ノンコア業務の効率化については、アウトソーシングやシステムを導入することが考えられます。いずれもコストがかかりますが、経理スタッフの人件費や採用や教育に係る経費、退職リスクなどを含めて総合的に判断し、企業にとって最大限のメリットが得られる方法を検討する必要があります。
ＡＳＡＫ経理代行センターでは、経理部門の現状を分析し、企業様の課題に合った適切な方法をご提案します。経理スタッフの退職のリスクから解放され、生産性の高い経理部門づくりをお手伝いします。ぜひ一度ご相談ください。
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