会社で必要不可欠なポスト「経理」。経理担当者の突然の退職は会社へ大きな影響を与えかねません。特に経理担当者一人で、人事、労務、総務も含めて総合的に業務を行っている場合は会社の運営が滞ってしまうことも考えられます。
ここでは、経理担当者が突然退職したときのリスクや引継ぎなどの対処方法について紹介します。
経理担当者が退職したときの④つのリスク
経理担当者が退職する際に、引継ぎ期間を設けて退職してくれるといいですが、必ずしもそうはいかないケースも考えられます。まずは、具体的なリスクを把握しておくことが重要です。
経理担当者にしかできない業務がストップ・遅延してしまう
経理業務は経理担当者しか携わっていないケースも多くあります。そうすると、本来行う必要がある業務がストップしてしまいます。後任者が引継ぎを行う際には、詳細がわからず対応が遅れてしまう可能性もあります。
経理業務のストップや遅延は、毎月の指定日に支払いができない、請求書が発行できない、給与計算の仕方がわからない、月次決算が遅れるなど、社内外の取引に影響を与えます。取引先だけでなく社員からの信頼も失ってしまえば、それを取り戻すのには時間がかかります。
経理業務のブラックボックス化
業務内容について、特定の担当者しか把握していないケース＝ブラックボックス化していることがあります。経理担当者が引継ぎもなく突然退職してしまうと、手の付けようがありません。そもそも誰も把握していない業務なら、必要な業務なのにスルーされてしまうこともあり、トラブルの原因になります。
引継ぎを行っても、不慣れなまま業務を行えば、間違えることも時間がかかりすぎることも想定されます。後任者の業務負担も大きくなり、後任者の退職リスクも増加します。
引継ぎに時間がかかる
経理業務は1ヶ月ごとに行われる業務だけでなく、1年単位で行う業務も多いため、引継ぎが難しいといえます。
決算処理や年末調整などは、年に1度しか行わない業務ですが重要度が高く、総務経理の場合は社員の入社や退職に伴う作業も担当しなければなりません。
毎日発生する業務ではないため、引継いでも慣れるのに時間がかかり、安心して任せにくくなってしまうでしょう。
セキュリティの管理
経理担当者は、金融機関へのログインIDやパスワードなどのセキュリティに関するデータを管理しています。経理担当者の退職後は、情報漏洩を防ぐためにログイン情報やパスワードを更新する必要があるでしょう。
また、金融機関以外にもログインするのにIDやパスワードが必要なものも多くあります。どの情報を更新すればよいのか把握していないと更新漏れが起きたり、最悪の場合、経理担当しか情報を知らず、ログイン自体できなくなったりしてしまうケースも考えられます。
経理担当者の退職リスクへの④つの対処方法
経理担当者が退職がすると、新しく採用したスタッフや他の担当者が業務を引き継ぐことになります。新しい経理担当者は不慣れな上、業務負担が大きくなり、ミスやトラブルに繋がることも。また、問題が起きた時に対処できなかったり、非効率な仕事の進め方をしたり、後任者がなかなか業務を覚えられない、といったリスクもあります。経理担当者の退職にはリスクが伴いますので、あらかじめ対策しておくことが重要です。自社でできることから対策をして、そのときに備えましょう。
業務内容のマニュアル化
通常行う業務はマニュアル化しておくとよいでしょう。業務手順がわかるだけでなく、問題が起きた時の対処法が明確になり、誰が担当してもほぼ同じように経理業務を進められます。また、後任者の引継ぎにも使用できます。
属人化が進んだ経理担当者の場合は、マニュアル化せざるを得ない状況を作ることも有効です。上司からの働きかけだけではなかなかマニュアル化が進まないのなら、部署内で担当変更を行うことなどが考えられます。
引継ぎ期間は長く設ける
経理担当者が突然退職する場合でも、できる限り長く引継ぎ期間を設けましょう。引継ぎ期間が短い場合は、複数の担当者が引継ぎを受けることも検討し、後任者の負担を少しでも減らすようにする必要があります。
後任者の負担が大きすぎると、仕事量が増加し、残業時間が増え、モチベーションが低下するなど、後任者の退職リスクも増加します。
クラウド化、デジタル化を推進する
デジタル化やクラウドシステムの利用で業務内容が共有されていれば、業務のストップや遅延のリスクを大幅に回避することができます。業務の分担や共同作業により業務の見える化ができるため、ブラックボックス化を防ぐだけでなく、ミスを減らすこともできます。
会計システムや銀行のオンラインバンキングを導入すれば、無駄な工程は省かれるため業務の効率化が図れます。経理担当者の作業時間は大幅に減少し、業務負担が軽減されるため、オーバーワークを理由とした退職リスクは減少するでしょう。
経理をアウトソーシングする
経理業務を外部に委託する、アウトソーシングサービスを利用する方法もあります。アウトソーシングサービスを提供する業者は経理業務の専門家のため、引継ぎやマニュアルを作成しなくても、業務を委託することができます。
アウトソーシングすることにより、経理担当者が退職するリスクや不安が解消されるだけでなく、内容によっては、人件費を大幅に削減できることもあります。
費用はかかりますが、採用費や後任者の人材教育の時間を代替できたと考えれば、アウトソーシングを利用したほうが有効な場合も多いでしょう。
経理をアウトソーシングするメリット
経理業務がストップしない
経理のアウトソーシングをおこなう会社には、経理知識が豊富で、業務内容を熟知している人材が多く在籍しています。もし突然、経理担当者が退職しても、経理のアウトソーシング会社に依頼できれば、業務がストップするリスクを軽減できるでしょう。また、他の経理担当者に業務を引き継いでもらう必要もなくなります。
後任者の採用や引継ぎの手間がない
後任者を採用するには、募集にかかる費用や人件費がかかります。また、採用後に教育や引継ぎを行う必要があり、戦力になるまでには時間を要します。人材派遣を利用する場合も、経験者といえど引継ぎは必要になります。
経理をアウトソーシングしていれば、余裕をもって後任者の採用ができます。アウトソーシング会社は専門知識を有した経理のプロですので、必要に応じて後任者に引継ぎを行うことができます。
経理業務の属人化の防止
経理業務については、進め方などを担当者だけが把握しているケースも多く、属人化が進みやすい部門といえます。退職の際に業務内容が明らかになり、問題を引き起こすことも考えられます。
経理をアウトソーシングする場合、まずは業務内容を洗い出し、効率化が図れるように業務改善を行いますので、業務が見える化されるため、属人化を防ぐことに繋がります。
まとめ
経理は会社にとって、とても重要な部門です。しかし、責任ある業務を大量にこなしていることから、仕事に対する悩みや不満を抱える方も少なくなくありません。できて当然と判断されるため、評価への不満を持つ経理担当者も多いといわれています。
経理担当者に限らず「従業員はいつか辞める」ので、経営者は常に従業員の退職リスクと向き合っていかなければなりません。せめてそのうち経理部門だけでも退職リスクから解放されてみませんか。
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