経理業務は業務改善がなかなか進まない部門といわれています。
同じ人が長く経理を担当し、何十年も前から変わらないフローで業務が行われ、業務改善を提案しにくかったり、担当者が今までのやり方にこだわり効率化に前向きでないなど、なかなか効率化に着手できないとお聞きすることも少なくありません。
経理部門は繁閑の差が激しく、長時間労働になる傾向がありますので、従業員を守るためにも業務を効率化し、生産性向上へ繋げていきましょう。
経理業務の効率化を進めるための方法やポイントについて解説しますので、経理担当者の長時間労働が常態化しているようなら、早めに検討しましょう。
経理業務は効率化できる
経理業務は基本的には決まった時期に同じ処理を行う定型業務で、取引を記録したり、集計を行うのが主な業務です。
ほとんどの業務が社内で完結できるため、業務フローを変更したり、システム化することによるリスクも比較的小さいでしょうし、関わっている人員も多くないでしょうから、業務効率化には適しているといえます。
本当に効率化することができるのか、まずは現状を確認してみましょう。
業務フローを確認して課題を洗い出す
経理で行うすべての業務プロセスをリストアップします。担当者にヒアリングするだけでなく、作業フローなどが確認できる資料や使用しているチェックリストなどを提出してもらうとよいでしょう。
洗い出しに必要な項目
- 業務内容
- 業務フロー
- 業務発生のタイミング
- 工数
- 必要なスキル
リストにすると、類似している業務やどの作業に時間がかかっているのかなどの課題が確認できます。
ムダな業務フローやプロセスを明確にし、効率化するための対策を検討します。まずは、ショートカットキーの使用を推進したり、パソコンのディスプレイを2台使うなど、作業をスムーズにすることから始めるだけでも効率化できることがあります。
また、業務をリストにすることにより、特定の人だけが関与している業務なども確認できるため、不正をしやすい体制になっていないか、属人化されていないかなども併せて確認することができます。
業務を標準化できないか検討する
業務を洗い出したら、標準化できないかを検討します。次のような業務は優先的に標準化を検討します。
- 人によってやり方が異なっている業務
- 現状の担当者しか対応できない業務
- 類似している業務
- 経営面に大きく影響する業務
業務の標準化には、マニュアル化や自動化が挙げられます。フォーマットを統一したり、小口現金をなくして振込にするなど担当者が変わっても引き継ぎやすい体制にすることもあわせて検討するとよいでしょう。
経理業務を効率化する③つのメリットとは
経理業務を効率化するメリットは次の3つが挙げられます。
スピーディーな経営判断ができる
会社経営には迅速かつ的確な意思決定が求められます。経営状況を判断するためは、決算資料や月次試算表を確認する必要があります。
経理業務を効率化することにより、月次試算表などで経営状況がすぐに確認できれば、会社の意思決定にタイムラグがなくなり、スピーディーに判断することが可能になります。
経理担当者の負担を軽減できる
経理業務は繁閑の差が大きいため、繁忙期には担当者の負担が大きくなり、残業や休日労働で対応している会社も多くあります。残業や休日労働が常態化すれば、経理担当者のモチベーションも上がらず、退職のリスクは大きくなります。
経理業務を効率化すれば、労働時間短縮による退職リスクの軽減だけでなく、空いた時間でコア業務に充てることもできます。
ヒューマンエラーが減少する
経理効率化のためにシステムを導入するなど自動化を進めれば、人的ミスは減少します。システムに自動入力させれば、人によるダブルチェックは不要になりますし、手作業で行っていたときに起こるような単純なミスはなくなります。
経理業務を効率化する④つの方法とは
経理業務を効率化するために、次の4つの方法を検討してみましょう。
ペーパーレス化やキャッシュレス化する
ペーパーレス化やキャッシュレス化を進めることも効率化につながります。
経理業務では大量の書類を扱うため、ペーパーレス化が進めば書類の整理だけでなく、封入や開封などの手間を大幅に削減できます。また、受け取った電子データは電子帳簿保存法によりデータ形式で保存ができるため、クラウド上で管理すれば、データを共有できるため、すぐに内容を確認することができます。
また、小口現金は、手許現金を補充したり両替するなどの管理が必要ですし、残高照合作業にも時間を要します。小口現金をなくして振込にしてしまえば、現金を管理するよりは省力化できますし、不正や盗難を防止することもできます。
システムを活用して自動化を進める
業務を自動化することにより工数を削減することができます。まずは定型業務から始めるとスムーズです。
最初は、表計算ソフトなどのＩＴツールを活用してみるのもよいでしょう。
クラウド会計ソフトや経費精算システムを導入すれば作業時間は大幅に短縮することが可能です。
ほとんどのクラウド会計ソフトに、銀行口座やクレジットカードとの連携機能が搭載されていますので、手入力で記帳する必要がなく、ヒューマンエラーを減少することができます。請求書の作成や給与計算などが付随しているソフトなら、データを取り込むだけで記帳できるものもあり、記帳作業にかかる時間は大幅に削減できます。
小口現金をなくして経費精算システムを利用すれば、経費の申請から承認までのフローをシステム上で完結することができます。経費精算システムから個人に振込をしたり、データ連携により記帳できるものもあります。
アウトソーシングを利用する
経理代行サービスに経理の一部または全部の作業を委託することで効率化が期待できます。まずは定型業務からスタートするとスムーズです。
自社ですべての経理業務を実施するには、知識や経験のある人材が必要ですし、業務負担も大きくなりがちです。経理担当者の退職や交代の際のリスクも軽減することができます。
経理代行サービスではプロの経理スタッフが作業するため、正確性はもちろん、法改正にも対応しています。
また、クラウド会計ソフトや経費精算システム導入の際に、初期設定を行うサービスもあります。せっかく市販のソフトを導入しても、科目の設定、銀行やクレジットカードの連携、摘要の登録など、使用を開始するまでに必要な作業をきちんとしないと効率化につながらないことも。
経理代行サービスでは様々な業務を行っているところが多いため、相談してみるのもよいでしょう。
経理業務効率化のコンサルティング会社に依頼する
業務改善したいけど何から手をつけていいかわからないときは、経理業務効率化コンサルティングに依頼することを検討しましょう。
経理業務の標準化や自動化を進めるだけでなく、業務改善案や最適な業務体系を提案してもらうことができます。
ほとんどの経理代行サービスでコンサルティングを受けることができます。
まとめ
経理業務は業務フローを改善したり、システムを活用することにより効率化することが可能です。
効率化を進める際には、経理担当者から反発や不満が生じることも。まずは会社や経理担当者にメリットがあることをきちんと伝え、意見を積極的に取り入れるなど、仕事に対するモチベーションを高めていく必要があります。
経理担当者が効率的で働きやすい環境を作ることが、生産性を向上だけでなく、退職リスクの減少や不正防止にもつながります。
