建設業は、建設業法において、工事に関する書類の保管が義務づけられています。工事を施工、引き渡して完了というわけではなく、帳簿書類の作成や必要な図書を保管しなければ、建設業法違反となり過料などの罰則を科せられる可能性もあります。
まずは法令が遵守されているか確認し、予期せぬトラブルにも対応できるよう管理しましょう。
建設業法で作成が求められる帳簿とは
「帳簿」というと会計帳簿を想像しますが、建設業法で作成が求められている帳簿は会計帳簿ではなく、建設工事に関する情報を記載した帳簿のことです。
帳簿の記載事項
建設業法施行規則第26条第1項に記載されている帳簿の記載事項は次のとおりです。
- 営業所の代表者の氏名・就任年月日
- 注文者と締結した建設工事の請負契約に関する次の事項
- 請け負った建設工事の名称と現場所在地
- 注文者との契約締結日
- 注文者の商号・所在地(注文者が建設業者のときは許可番号)
- 注文者から受けた完成検査の年月日
- 工事目的物を注文者に引き渡した年月日
- 発注者と締結した住宅の新築工事の請負契約に関する次の事項
- 当該住宅の床面積
- 建設業者の建設瑕疵負担割合
- 発注者に交付している住宅瑕疵担保責任保険法人(資力確保措置を保険により行った場合)
- 下請契約に関する事項
- 下請負人に請け負わせた建設工事の名称と現場所在地
- 下請負人との契約締結日
- 下請負人の商号・所在地(下請負人が建設業者のときは許可番号)
- 下請工事の完成を確認するために自社が行った検査の年月日
- 下請工事の目的物について、下請業者から引き渡しを受けた年月日
※特定建設業の許可を受けている者が注文者(元請工事に限らない)となって、一般建設業者(資本金が4,000万円以上の法人を除く)に建設工事を下請負した場合は、以下の事項についても記載が必要です。
- 支払った下請代金の額、支払った年月日及び支払手段
- 支払手形を交付したときは、その手形の金額、交付年月日、手形の満期
- 代金の一部を支払ったときは、その後の下請代金の支払残額
- 遅延利息の額・支払日(下請負人からの引き渡しの申出から50日を経過した場合に発生する遅延利息(年14.6%)の支払いに係るもの)
帳簿の添付書類
帳簿には、以下の書類を添付する必要があります。
- 契約書またはその写し
- 特定建設業の許可を受けているものが注文者(元請工事に限らない)となって、一般建設業者(資本金が4,000万円以上の法人除く)に建設工事を下請負した場合には、下請代金の支払済額、支払った年月日及び支払手段を証明する書類(領収書等)またはその写し
- 建設業者が施工体制台帳を作成したときは(元請工事に限る)、工事現場に備え付ける施工体制台帳の次の部分［工事完了後に施工体制台帳から必要な部分のみを抜粋します］
- 当該工事に関し、実際に工事現場に置いた監理技術者の氏名と、その者が有する監理技術者資格
- 監理技術者以外に専門技術者を置いたときは、その者の氏名と、その者が管理を担当した建設工事の内容、有する主任技術者資格
- 下請負人(末端までの全業者、以下同じ)の商号・名称・許可番号
- 下請負人に請け負わせた建設工事の内容、工期
- 下請負業者が実際に工事現場に置いた主任技術者の氏名とその者の主任技術者資格
- 下請負人が主任技術者以外に専門技術者を置いたときは、その者の氏名とその者が管理を担当した建設工事の内容、有する主任技術者資格
営業に関する図書
営業に関する図書とは、以下のものです。発注者から直接工事を請け負った建設業者（元請業者）である場合には、保管義務があります。
- 完成図
- 発注者との打ち合わせ記録
- 施工体系図
書類の保存期間
帳簿、添付書類の保存期間
5年間の保存が義務づけられています。ただし、発注者と締結した新築住宅を新築する建設工事に係るものは10年間の保存が必要です。
営業に関する図書の保存期間
建設工事の目的物の引き渡しをしたときから10年間の保存が義務づけられています。営業に関する図書の保存義務があるのは、発注者から直接建設工事を請け負っている元請業者です。
保存しないことによるリスク
法令違反
建設業界では法令違反に関する取り締まりが厳しく、監督行政庁による指導やホットラインからの通報などにより、事業経営の継続に大きな影響を与えます。
法令の遵守は、会社だけでなく、従業員や下請業者、取引先などを守り、顧客からの信頼や評価を高めることに繋がります。
契約違反
契約違反によるトラブルも考えられます。工程表や検査記録などは根拠資料となりますので、保存されていなければ不利な立場に置かれてしまう可能性があります。
トラブル時に必要な資料が準備ができれば、迅速かつ有利に問題が解決できるため、安定した経営を確保するために役立ちます。
労災の証明
建設現場でのケガや疾病は、後から症状が現れることがあります。労災認定の際には、その従業員が過去に特定の現場で働いていたことを証明しなければなりません。根拠資料がなければ証明することができず、法的責任を問われる可能性があります。
書類の管理方法
スキャンデータでの保存もＯＫ
帳簿、帳簿の添付書類、営業に関する図書については、紙媒体での保存に加え、電子データでの保存やスキャンデータでの保存でも問題ありません。管理のしやすい方法で保管するとよいでしょう。
営業所ごとに保存
帳簿、帳簿の添付書類、営業に関する図書の保管は、その工事を請け負った営業所ごとに保存する必要があります。
本社でまとめて保管をしたり、営業所を管轄する支店でまとめて保管することは認められていません。
書類保管サービスの利用
紙媒体で保存する場合は、書類保管サービスを利用することも検討するとよいでしょう。
電子データに変換する手間はなくなりますし、膨大な量の書類を保存するスペースを確保できるだけでなく、保存期間は5年であっても、長期保存したほうがよいものも紙媒体で残すことができます。
まとめ
書類の適切な管理は法令を遵守するだけでなく、会社の信頼を築く上でも欠かせない要素です。
会社や従業員を守るためにも、書類の保存期間をしっかりと把握して正しく保存する必要があります。
