経理はお金を扱う部門であり、会社でもっとも不正が行われやすい部門です。特に中小企業に多い一人経理の場合はそのリスクが高くなります。
従業員が不正を行うのは悪いことではありますが、不正が起こりにくい仕組みを作ることは経営者の責任です。
横領や不正が起こる前に、できることから対策していきましょう。
経理従業員の横領、不正のパターン
経理従業員が横領、不正をする手口には次のようなものが挙げられます。
現金の抜き取り
典型的な横領は、小口現金やレジ現金を抜き取るケースです。現金勘定が合わないことが常態化していたり、現金過不足などの勘定で簡単に処理をしてしまっている場合は抜き取られていても確認できない可能性があります。
現金売上を着服し、伝票を廃棄するなど脱税につながるケースや、売上金を会社の口座に入金せず着服したり、交通費など領収書がなくても精算できるものについて水増し請求することも考えられます。
預金の不正送金や不正引き出し
預金の取り扱いを一人経理に任せている場合は、不正送金や不正引き出しが特に行われやすいケースです。経理処理も一人でこなしていれば発覚も遅れてしまうでしょう。
横領を隠すために架空の経費を計上したり請求書を偽造したりするなど、巧妙な手口が取られることも少なくありません。預貯金口座からの横領は、現金の抜き取りと比較して被害額が大きくなる傾向にあります。
横領、不正防止対策のポイント
横領や不正は会社経営に大きな影響を与える可能性があります。まずは横領や不正が行われにくい仕組みづくりが重要です。横領や不正防止対策として有効な対策は次のとおりです。
ダブルチェック体制を整える
預金から現金を引き出したり、振込をする際など、現金や預金を取り扱う業務を行うごとに、上司の承認を受ける体制にすることが有効です。都度承認を受けるのは手間ですが、上司の承認がなければ出金できない仕組みが確立できれば、従業員側から見ても不正していないという証明になります。
帳簿についても、複数人で相互にチェックすれば内部牽制になります。一人経理の場合でも、経営者が不定期に帳簿を確認するだけで抑止力が働きますし、金額の多いものだけでもチェックできれば横領や不正をしにくくなります。
小口現金の廃止
社員の手元に出し入れ可能な現金を置くと、経理担当者が抜き取りやすいだけでなく盗難の危険性もあります。チェック体制を整えたりプレッシャーを与えることで一定の効果は見込めますが、最も効果的な方法は小口現金を使わない仕組みを作ることです。
小口現金は経費の精算や小口の支払いなどに利用されますが、すべてを振込に変更することも可能です。必要最小限の小口現金を置き、原則は振込としたり、小口現金の限度額を決めて多額の現金を置いておかないことも対策の一つです。
担当を分担する
振込担当者が振込時に不正をしたとしても、記帳担当者が記帳する際に不正を確認できるため、担当を分けることにより不正をしにくくなります。
また、ネットバンキングでワンタイムパスワードを利用している場合は、送金処理をする担当者と、ワンタイムパスワードが閲覧できる端末を管理する担当者を分けることで、一人で預金を引き出せなくなります。
通帳と銀行印を同じ担当者に任せるケースは特に不正の温床になりやすいため、まずは、一人ですべて完結できない仕組みを作ることが重要です。
一人経理の場合は、ネットバンキングを利用して支払い、金額の大きな支払いは経営者でないとできない、もしくは承認を必要とするなど、不正対策として経営者が関わるようにしていくことが必要です。
出入金履歴の定期的な管理
経営者が自社の通帳や入出金履歴を定期的に確認することも横領の防止には効果的です。
経営者が自社のお金の流れを理解し、常に注視しているとの姿勢を見せることが、横領の抑止力となるためです。
また、経理の従業員とは別の従業員が、通帳の履歴を確認し、すべての支払いについて、対応する出金伝票があることを確認することも有効です。これを定期的に、たとえば毎月1回などの頻度で実施しておけば、不正な出金をしにくくなります。
定期的に確認することで、万が一横領が発生した際にも帳簿上の預金残高との差異や不審なお金の流れに気づきやすく、横領を早期に発見しやすくなります。
売上金は当日中に預金口座に入金することを徹底
お客様から現金で支払いを受ける小売店舗は、特に横領のリスクが高いケースの1つです。当日の銀行口座への入金を行わず、入金のタイミングが不定期になると、売上額と入金額が不一致になっているときでも、不正に気づくことができません。
店舗の売上金を銀行口座へ入金する従業員と店舗の売上を経営者に報告業務する従業員を分けることにより横領されにくい体制になります。もちろん、報告された売上額と預金口座への入金額が一致するかを定期的に確認することは必須です。
経理業務をシステム化する
クラウド会計ソフトや経費精算システムを導入することも不正対策の一つです。
クラウド会計ソフトの導入
場所と時間を問わずいつでも会計帳簿を確認できる
クラウド会計ソフトは、IDとパスワードさえあればどの端末からでも確認できます。このため、忙しい経営者でもいつでも会計帳簿を確認できるため、不正に気づきやすくなるため抑止力になります。
銀行口座やクレジットカード明細を自動取込できる
口座やクレジットカードなどから自動取込することで、銀行取引などをそのまま記帳することができます。不正送金があると、その取引も帳簿に反映されるため、不正に気づきやすくなります。
店舗などのレジと連携が可能
店舗などの売上金データと帳簿を自動で連携すれば、売上金を操作した不正を防ぎやすくなります。またスピーディー帳簿に取り込むことにより、売上金の抜き取りなど店舗での不正にも気づきやすくなります。
経費精算システムの導入
小口現金の廃止
経費精算をすべてシステム化すれば、小口現金を廃止する仕組みができます。小口現金の管理の手間を省けるだけでなく、前述したように小口現金は不正が起きやすいため、不正の防止につながります。
交通費の内容を明確にできる
交通費の水増し請求がしにくくなります。経費精算システムでは、区間、移動手段を入力すると最安値が自動計算されるようになっていたり、manacaなどの履歴から読み込む形となっているものもあります。
まとめ
横領、不正の原因は、その管理体制に問題がある場合がほとんどです。
これを許してしまう環境を作ることは、会社が損失を受けるだけでなく、従業員の人生も左右することになります。また不正が発覚した後は、長期間にわたって関係者への聴取を行ったり、他に不正がないか社内で一斉チェックの上、原因と再発防止対策を行わざるを得ません。最初は窮屈に感じるルールであっても、不正を未然に防ぐ環境を作ることが重要です。
資金面で経理の人員を増やせない中小企業ではシステム導入のコストは少なくないですが、不正防止だけでなく社内全体の業務効率化にもつながります。不正がおきると多額の損失を被るリスクがあるため、システム導入を検討することも対策の一つとして検討するとよいでしょう。
また、経理業務をアウトソーシングするのも不正対策になります。自社で経理機能を持たず従業員が預貯金を操作する機会を最小限に抑えることで、横領を防止することが可能となります。
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