インボイス制度においては、従業員等に支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち、その旅行に通常必要であると認められる部分の金額については、帳簿のみの保存による仕入税額控除ができる出張旅費等特例があります。これについては、出張旅費等に係る社内規程や基準の有無にかかわらず、通常必要であると認められる部分については特例の対象となります。
出張旅費等特例とは
インボイス制度では、仕入税額控除の規定の適用を受けるためには、原則として、事業者がその課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等（インボイス）を保存することが必要と定められています。
出張旅費等特例では、出張旅費等に係る社内規程や基準の有無にかかわらず、通常必要であると認められる部分（所得税が非課税とされる範囲内の金額）についてはインボイスを保存しなくても帳簿に必要事項を記載すればよいという特例の対象となるとされています。
「通常必要であると認められる部分の金額」とは
従業員に支給する出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）のうち、その出張等の目的、目的地、行路もしくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その出張等に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる部分の金額が該当するものとされています。
これを判定するには、次のような事項を勘案するものとされています。
- その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び従業員の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか
- その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか
社内規程がない場合でも、社員が旅行にかかった交通費として10,000円を実費で請求してきたため支払った場合には、その10,000円が通常必要と認められるのであれば、特例対象となります。
「通常必要であると認められる部分の金額」を超えるとき
実費精算が用務先に直接支払っているものと同視しうる場合、通常必要と認められる範囲か否かに関わらず、インボイスの保存により仕入税額控除ができます。
その場合、３万円未満の公共交通機関など、他の特例の対象になるものであれば帳簿のみの保存で仕入税額控除可能となりますが、「通常必要であると認められる部分の金額」を超える部分は、使用人等に対する「給与」として扱われますので、仕入税額控除の対象からは除外されます。
出張日当の適用税率は
従業員等の旅行等に際し、その旅行等に必要な支出に充てるために事業者が支給する日当は、仮に従業員等が軽減税率の適用対象となる「飲食料品の購入」に充てたとしても、事業者は「飲食料品の譲渡」の対価として支出するものではないことから、軽減税率の適用対象となりません。
一方、事業者が従業員等から受領した領収書等を基に精算する実費精算分については、その支払いの事実に基づき適用税率を判定することとなるので注意が必要です。
つまり、飲食等に支出する場合には、実費精算よりも、日当精算の方が消費税の納税面では有利になるということです。
帳簿への記載事項
インボイスの保存が不要とされる特例の対象となる仕入については、帳簿に「課税仕入れの相手方の住所又は 所在地」、「特例の対象となる旨」の記載が必要となります。なお、必要な記載事項は下記のとおりです。
- 課税仕入れの相手方の氏名又は名称
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象の場合、その旨）
- 対価の額
- 課税仕入れの相手方の住所又は所在地
- 特例の対象となる旨
まとめ
出張旅費等特例について、正確に理解できていれば、経理業務の負担は大幅に軽減できます。
気をつけなければいけないのは、出張旅費等特例は「消費税法上」の特例であることです。消費税法上インボイスの保存が不要であったとしても、法人税法などにおいては、領収書やその他の書類の保管が必要です。
経理担当者としては、インボイスの保存が不要であったとしても、できうる限り領収書などの証拠書類を取得できるようにしておくとよいでしょう。
