記帳とは、簿記のルールに従って取引を帳簿に記録する作業のことです。事業を運営していくためには、この作業を避けてとおることはできません。
記帳代行とは、記帳を請け負うアウトソーシングサービスのことです。アウトソーシングするにはコストがかかりますが、それ以上のメリットもあります。
検討する際は、記帳代行と経理代行との違いを考慮し、メリットだけでなくデメリットもしっかりと考慮しましょう。
記帳代行とは
記帳代行とは、経理業務の一部である記帳を請け負うアウトソーシングサービスのことです。
記帳は、事業の状態を把握し、経営戦略を立てたり、改善計画を検討する際に重要な資料となるため、正確性が求められます。
経営規模にかかわらず、必要かつ重要な業務といえます。
記帳代行では、簿記のルールに従って伝票入力したり、総勘定元帳や試算表を作成します。
中小企業や個人事業などでは、事業主が記帳を一人でこなすことも多く、アウトソーシングすることにより、時間や手間を削減でき、その分本業に専念することが可能となります。
記帳代行でできること
経理・会計のプロが、会計ソフトへの入力および帳簿作成を代行するサービスが記帳代行です。
毎月、領収証、請求書、通帳のコピーなどを記帳代行会社に送付すると、帳簿作成の上、月次試算表などで会社に報告をします。
会社では、入金・出金・振替伝票を起こす必要はなく、資料をまとめるだけなので、経理の知識がないスタッフでも対応することが可能です。
※ASAK経理代行センター「記帳代行サービス」より
記帳代行と経理代行はどう違うのか
記帳代行と経理代行、よく似た名称ですが、アウトソーシングする範囲が異なります。記帳代行の一部が経理代行に含まれているため、経理代行のほうがサービスの範囲が広いことになります。
記帳代行の内容
通常は、会計ソフトへの入力業務のことを指します。入力が完了すると、総勘定元帳や試算表により報告をしてもらいます。
指定期日に請求書や領収書など記帳に必要な資料をアウトソーシング会社に提出するだけで、会計ソフトに入力(記帳)してもらうことができます。
決算については、一般的にアウトソーシング会社では行わないため、必要な資料やデータを提供することにより、顧問税理士などが業務を行います。
税理士が関与しているアウトソーシング会社も多いので、事前に確認しておくとよいでしょう。
経理代行の内容
記帳代行の業務に加えて、給与計算、請求書発行、振込や支払いの代行などの日常経理業務の一部またはすべてをアウトソーシングすることです。
どの業務をアウトソーシングできるのかは、経理代行会社により異なりますので、自社のニーズに合った会社を選択する必要があります。
決算までまとめて依頼したい場合は、顧問税理士が関与している代行会社がないか確認してみるとよいでしょう。
記帳代行のメリット
記帳をアウトソーシングするメリットは次の5つが挙げられます。
- 業務効率化が図れる
- コストの削減
- ミスを防止できる
- 不正を防止できる
- 専門知識が不要
業務効率化が図れる
記帳業務で必要な時間や労力をがなくなり、書類をまとめて郵送するだけなので大幅に作業時間を減少することができます。
今まで記帳に費やしていた時間を本業に回すことで本業に集中できますし、経理スタッフも記帳業務だけを行わず、経営計画を立てるなど本業をサポートする業務を行う時間ができます。
コストの削減
経理スタッフを雇用すれば人件費や採用経費がかかります。記帳代行に係る経費の方が経理スタッフの人件費などよりトータルコストを削減できることがあります。
さらに、経理スタッフの退職や引継ぎなどスタッフの管理に費やす労力を考慮すれば、アウトソーシングしてプロに任せる方が総括してコストを削減できるケースもあります。
ミスを防止できる
記帳代行のスタッフは経理のプロですので、記帳ミスの心配はなくなります。
ほとんどのアウトソーシング会社では、手入力しなくても記帳ができるようオートメーション化が進んでいます。
自社の経理スタッフが仕訳を手入力することを考えると雲泥の差です。
不正を防止できる
経理業務は同じスタッフが長期間にわたり担当することもよくあり、属人化しやすいといわれています。
第三者であるアウトソーシング会社が入ることにより、不正に気づくことができますし、不正をしにくい環境になるため、不正リスクが減少します。
専門知識が不要
記帳代行会社では、専門知識を持ったスタッフが記帳を担当します。もちろん法改正にも対応しています。
自社で専門知識のある経理スタッフを雇用し続けることは困難でしょうから、アウトソーシングすることで専門性に対応できるのは大きなメリットとなります。
記帳代行のデメリット
記帳をアウトソーシングするデメリットは次の4つが挙げられます。
- コストがかかる
- 従業員が成長しない
- データがすぐに確認できないことがある
- 情報流出のリスクがある
コストがかかる
アウトソーシングは有料サービスですので、費用対効果をよく検討する必要があります。
今まで社長が一人で記帳をしていた場合は、アウトソーシングにより人件費が減少するわけではないため、コストは増加します。しかし、記帳作業により本業がおろそかになってしまうのは本末転倒です。
記帳作業時間を本業に費やすことにより売上が増加するならメリットはあるでしょうし、社長の給与から計算した時給単価なら、アウトソーシングのほうがコストダウンすることも考えられます。
従業員が成長しない
経理スタッフが記帳業務を行わないため、経理に関する知識がスキル不足になることが考えられます。常に自社の経理に携わっていれば、経営計画の立案など、高度な業務に関わることもできますが、アウトソーシングすることで、経理業務の理解度が低くなる可能性があります。
将来、自社で記帳業務を行うことになったとき、経理スタッフのスキル不足によりトラブルやミスが起こりかねません。経理スタッフが成長していくためには、研修などによりサポートしていく必要があります。
データがすぐに確認できないことがある
ほとんどのアウトソーシング会社ではクラウドシステムを導入していますので、通常はすぐにデータを確認してもらうことができます。
ただし、担当者が常に不在のためすぐに確認してもらえなかったり、郵送でのやり取りを原則としていれば、確認までに時間がかかることも考えられます。
情報流出のリスクがある
アウトソーシング会社に委託することにより、情報が流出するリスクが生じます。
記帳するための情報をアウトソーシング会社に提出する際や、アウトソーシング会社のシステムが第三者によりハッキングされたりウイルス感染するなどして、情報が外部に流出するリスクも考えられます。
アウトソーシング先の情報管理体制やセキュリティ対策をしっかり確認することが重要です。
ただし、自社の経理スタッフが機密情報を持ち出すことも可能ですし、金融機関へのログインIDやパスワードなどのセキュリティに関するデータを管理しているなど、自社のセキュリティ対策も併せて確認するとよいでしょう。経理スタッフが急に退職してしまいログイン情報がわからず、ログイン自体できなくなったりしてしまうケースも考えられます。
まとめ
記帳をアウトソーシングすることにより、業務の効率化が図れますが、コストはかかります。
アウトソーシングする場合は、メリットとデメリットのバランスをしっかりと検討しないと、結果的にコストが増加することにもなりかねません。
また、検討する際には、記帳だけでなく、経理代行についてもアウトソーシングしたほうがより効率化が図れるケースもあります。
まずは自社の経理業務のフローを再確認し、業務の洗い出しをしてみてはいかがでしょうか。それだけでも業務効率化が図れることもあります。
