従業員が出張した際の交通費や宿泊費についての出張旅費規程を設けていない会社でも、帳簿のみの保存による仕入税額控除が可能（出張旅費等特例）です。
このときの要件やインボイスの保存について確認しましょう。
出張旅費等特例とは
インボイス制度では、仕入税額控除の規定の適用を受けるためには、原則として、事業者がその課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等（インボイス）を保存することが必要と定められています。
出張旅費等特例は、出張旅費等に係る社内規程や基準の有無にかかわらず、通常必要であると認められる部分（所得税が非課税とされる範囲内の金額）は特例の対象となるとされています。
出張旅費等特例を受けるための要件
インボイス制度では、請求書等の交付を受けることが困難である等の理由による一定の取引については、法定記載事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められることとされています。次のような取引はこれに該当します。
- 公共交通機関（鉄道、バス、船舶のみ）特例の対象としてインボイスの交付義務が免除される税込3万円未満の公共交通機関（鉄道、バス、船舶のみ）による旅客の運送
- 従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）
上記のうち、「従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等」は帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められているため、3万円以上の公共交通機関を利用してもインボイスは不要となります。
出張旅費等に係る社内規程や基準の有無にかかわらず、また、概算払いによるものか、実費精算によるものかにかかわらず、通常必要であると認められる部分（所得税が非課税とされる範囲内の金額）は特例の対象となるとされています。
※国税庁「インボイス制度－オンライン説明会－～応用編～」より
通常必要であると認められる部分の金額とは
従業員に支給する出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）のうち、その出張等の目的、目的地、行路もしくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その出張等に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる部分の金額が該当するものとされています。
これを判定するには、次のような事項を勘案するものとされています。
- その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び従業員の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか
- その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか
出張旅費規程はあったほうがいいの？
出張日当については、前出のとおり、出張旅費規程がなくても帳簿保存のみの保存により仕入税額控除ができます。しかし、消費税等の計算時にはこれでよくても、法人税や所得税などを計算する際には、領収書などがないため、支給の根拠が確認できません。そのため、「通常必要であると認められる部分」の金額であることが証明できる出張旅費規程を作成し、これに基づいた出張報告書などが必要とされています。
出張日当の妥当な金額については、2019年度に産労総合研究所が公表した、役職別日当の平均金額を目安として考えてみるとよいでしょう。
出張旅費規程はなくても、支払われる出張旅費が妥当であって、出張報告がきちんとされていることが重要です。
まとめ
出張日当については、給与として課税されず、社会保険料の負担もなく、経費として算入できるため、消費税の仕入税額控除だけを考慮するのではなく、ルール化しておきたいところです。
出張旅費規程を客観的かつ公平な基準で設定したうえで、出張の実態と日当の支給に齟齬が生まれないように記録をしておくなどの対策をすることにより、税務署から所得税非課税の日当として認められないリスクを軽減することができます。
