2024年10月1日から、会社登記簿謄本(登記事項証明書)などで公開されていた代表取締役等の住所の一部を非公開(代表取締役等住所非表示措置)とすることができるようになります。
この措置により、経営者などのプライバシー保護が強化されるなどのメリットはあります。ただし、手続き方法などの注意点がありますので、確認しておきましょう。
代表取締役等住所非表示措置とは
代表取締役等住所非表示措置とは、一定の要件の下、株式会社の代表取締役、代表執行役又は代表清算人の住所の一部を登記事項証明書や登記事項要約書、登記情報提供サービスに表示しないこととする措置です。
ただし、住所の表記についてはなくなるわけではなく、市町村名までは記載されることになります。ここでいう市区町村とは、東京においては特別区まで、指定都市においては区までです。
※法務省HP「代表取締役等住所非表示措置について」より
登記簿謄本は誰でも取得ができるため、会社の代表取締役になっている人なら、その会社の登記簿謄本を取得すれば簡単に住所が特定され、個人情報保護の観点から問題提起されていました。これを改善することにより、起業家や経営者の個人情報が洩れることなく安心して法人登記できるようになります。
代表取締役の住所を一部非公開にすることの注意点
代表取締役の住所を一部非公開にするための注意点は次の4つです。
住所非表示できるのは株式会社の代表取締役だけ
住所非表示とすることができるのは株式会社だけです。一般社団法人や一般財団法人は対象外、医療法人や社会福祉法人等の各種法人も対象外となります。
ただし、今回の改正は個人情報の保護の観点からの問題提起によるもののため、いずれ対象となることが考えられますので、今後の動向を注視しましょう。
変更登記のタイミングが限られている
代表取締役等住所非表示措置の申出だけを行うことはできません。施行日の2024年10月1日以降に、設立の登記や代表取締役の就任登記、代表取締役の住所移転による変更の登記など、代表取締役の住所が登記されることとなる登記の申請と同時にする場合に限りすることができます。
融資の際に不都合が生じる可能性がある
代表取締役等住所非表示措置により登記簿謄本に代表取締役等の住所表記がされなくなると、金融機関から融資を受ける際に、登記簿謄本により代表取締役等の住所が証明できず、不都合が生じる可能性があります。
また、取引によっては、会社の印鑑証明書など必要な書類が増えることも考えられます。
住所は非表示なだけで変更すれば登記が必要
代表取締役等住所非表示措置は、代表取締役等の住所を非表示にするだけですので、会社法に規定する登記義務が免除されるわけではありません。そのため、代表取締役等の住所に変更がある場合は、その旨の登記申請が必要です。
代表取締役の住所を一部非公開にする手続き方法
代表取締役等住所非表示措置の手続きのタイミングや必要書面などについては次のとおりです。
ただし、2024年4月末時点の情報ですので、具体的な内容については今後公表される通達などで明らかになるものと思われます。
登記申請と同時に申出
代表取締役等住所非表示措置の申請は、いつでもできるわけではなく、代表取締役等の住所を登記するときだけです。具体的には次のような場面が考えられます。
- 法人の設立登記
- 代表取締役等の就任の登記
- 代表取締役等の住所移転による変更の登記
上記申請と同時に行うことにより、代表取締役等の住所を一部非公開とすることができます。
必要書面の添付
代表取締役等住所非表示措置の申請の際に添付が必要な書類は次のとおりです。
上場会社である株式会社の場合
・株式会社の株式が上場されていることを認めるに足りる書面
※既に代表取締役等住所非表示措置が講じられている場合は不要
上場会社以外の株式会社の場合
次の❶～❸までの書面
- 株式会社が受取人として記載された書面がその本店の所在場所に宛てて配達証明郵便により送付されたことを証する書面等
- 代表取締役等の氏名及び住所が記載されている市町村長等による証明書（例：住民票の写しなど）
- 株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面（例：資格者代理人の法令に基づく確認の結果を記載した書面など）
ただし、❸については株式会社が一定期間内に実質的支配者リストの保管の申出をしている場合は不要です。
まとめ
今までは登記用に物件を借りる起業家・経営者も散見されましたが、登記簿謄本の情報だけでは自宅特定には至らず、個人情報は保護されるため、安心して事業経営に集中することができるようになります。
今回の法改正で、代表取締役等の住所表記についての不安はほぼ解消されるのではないかと推測されます。
