バックオフィスは、直接会社の利益に関与することがなく、顧客と関わることがない職種や業務で、利益に関与する部門を支援し、組織が円滑に機能するためにかかせない部門です。主に総務や経理部門がこれに該当します。
バックオフィス業務のうち経理業務は、会社ごとに大きな差はないため自動化しやすく、効率化すれば生産性向上が期待できます。
特に中小企業では、経理担当者がいなかったり、社長が経理業務をしているなど、利益関与しないバックオフィス業務に時間がかかってしまうケースが多く、経理業務を効率化できれば本業に集中できるようになります。
ここではバックオフィス業務の内容や経理業務の効率化の方法について解説します。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、人事、総務、経理など会社が円滑に運営できるよう後方で支援する業務のことです。会社の利益には直結しませんが、利益に直接関わる営業やコールセンターなどフロントオフィスと呼ばれる部門を後方から支えています。
中小企業においては、経理担当者を配置していなかったり、人手不足などによりフロントオフィス業務の社員がバックオフィス業務を兼任していたり、新規に立ち上げた会社では社長自らがバックオフィス業務をこなしているケースもあります。
バックオフィス業務が本業の負担になっている場合は、効率化することにより生産性の向上が期待できます。
バックオフィス業務の内容
主なバックオフィス業務は次のとおりです。
| 経理・財務 | 財務状況の管理と経理処理を行う ・会計処理 ・資金繰り管理 ・予算管理 ・資産運用 |
| 人事・労務 | 人材に関する業務を行う ・採用、配置 ・給与計算 ・労務管理 ・福利厚生 |
| 法務 | 法に関する業務を行う ・契約書作成 ・コンプライアンス対応 |
| 総務 | 設備や備品管理など幅広い業務を行う ・施設や備品の管理 ・設備の運用 ・社内イベント企画、運営 |
| 情報・システム | システムやネットワークの管理業務を行う ・基幹システムの運用 ・ネットワーク管理 ・情報セキュリティ対策 |
バックオフィス業務を効率化する4つのメリット
バックオフィス業務を効率化するメリットは次の4つが挙げられます。
- 生産性の向上
- コスト削減
- 属人化の防止
- ヒューマンエラーの削減
生産性の向上
手作業で行っていた業務など、人でなければできなかった業務を自動化すれば、時間を効率的に活用できるようになり、生産性の向上が期待できます。
バックオフィス業務は重要な業務ですが、自動化しやすい業務が多いため、効率化することでフロントオフィス業務が円滑に機能することに繋がります。
コスト削減
自動化すれば、バックオフィス業務に携わっていた人を他の業務に充てることができるようになるため、会社全体として人件費を削減することができます。
また、ペーパーレス化することにより、紙や印刷代などのコストの削減にも繋がります。
属人化の防止
人に頼った業務では属人化は避けられませんが、自動化することにより作業が標準化し、必ずしも担当者でなくても作業が可能になります。
属人化の傾向は特に経理部門で起こりやすく、自動化していつでも他の人が確認できるようにすることで不正の抑制にも繋がります。
中小企業では経理担当者が1人で、通帳から会社の印鑑まですべてを任せているケースも多く、第三者が入ることにより不正防止だけでなく、退職リスクにも対応ができます。
ヒューマンエラーの削減
データ入力や集計など手作業で行っていた業務を、ツールの導入などで業務を自動化することによりミスを防止することが可能です。
単純作業や定型的な作業については、ツールを活用することで、正確でありながら早いスピードで処理することができるようになります。
バックオフィス業務を効率化する4つの方法
バックオフィス業務を効率化するための方法としては、次の4つが挙げられます。
- ペーパーレス化する
- クラウドシステムを活用して自動化する
- アウトソーシングを利用する
- 業務効率化のコンサルティング会社に依頼する
ペーパーレス化する
ペーパーレス化を進めることで効率化が図れます。
特に経理業務では大量の書類を扱うため、ペーパーレス化が進めば書類の整理だけでなく、封入や開封などの手間を大幅に削減できます。また、受け取った電子データは電子帳簿保存法によりデータ形式で保存ができるため、クラウド上で管理すれば、データを共有できるため、すぐに内容を確認することができます。
クラウドシステムを活用して自動化する
バックオフィスで利用できるクラウドシステムとして、会計ソフトや経費精算システム、人事労務システム、文書管理システムなど多くのソフトウェアが提供されています。これらのサービスを利用することで、いつでもどこでも作業ができますし、一度に複数人で作業することもできますので属人化を防ぐことができます。
クラウドシステムを利用して業務を自動化することにより作業が標準化され、作業時間を削減することができます。まずは定型業務から始めるとスムーズに効率化が図れます。
中小企業では、経理業務が自動化するだけで格段に効率化が図れます。会計ソフトや経費精算システムの導入を検討してみるとよいでしょう。
アウトソーシングを利用する
バックオフィス業務のうち専門知識が必要な業務や人材不足となっている業務の一部または全部の作業を社外に委託することで効率化が期待できます。
自社ですべてのバックオフィス業務を実施するには、知識や経験のある人材が必要ですし、業務負担も大きくなりがちです。アウトソーシングなら担当者の退職や交代の際のリスクも軽減することができます。
業務効率化のコンサルティング会社に依頼する
業務効率化したいけど何から手をつけていいかわからないときは、業務効率化コンサルティングに依頼することを検討しましょう。
業務の標準化や自動化を進めるだけでなく、業務改善案や最適な業務体系を提案してもらうことができます。
ほとんどの経理代行サービスでコンサルティングを受けることができます。
まとめ
バックオフィス業務はクラウドシステムの普及により、効率化が進んでいます。以前手作業で行っていた業務はほとんどが自動化できるようになり、クラウドシステムの利用が当然のようになってきています。
バックオフィスを効率化することにより、フロントオフィスとの連携がスムーズになり、生産性の向上が期待できますし、人材不足の解消や不正の抑制にも繋がります。
まずは自社のバックオフィスの現状を把握することが重要です。まずは、自社で対応したいことはクラウド化できないか検討してみましょう。
